确定会议对象。在拟定参会对象时要紧扣会议主题，邀请工作直接相关或承担具体任务的人员和部门参会，根据会议重要程度确定是否由主要领导参加，有效减少“陪会”负担。

制定会议议程。在制定会议议程的过程中，应综合考虑会议议程安排的科学性、合理性，以及与会议主题的契合度。要统筹考虑致辞、签约、颁奖和发言等环节，力求做到衔接有序。

把牢会议材料。会议材料内容要直奔主题、重点突出，语言表述要准确、文件格式要规范、打印装订要美观，其中最关键的是会议材料不能偏离主题。

总体协调机制。会议筹备工作要有总指挥负责协调左右、沟通上下，涉及多部门联动的大型会议，需确定一位办公室领导负责统筹好会议方案、会场布置、应急预案等工作，确保调度顺畅、措施有效。

分工落实机制。会议筹备工作包含内容多，筹备时可根据实际需要成立综合协调组、会务工作组、文字材料组、宣传报道组、后勤保障组等，明确组长、副组长和小组成员工作职责，把复杂的会议内容细化分解到每个工作组，落实到具体负责人，优化管理、高效运转。

信息沟通机制。建立及时有效的信息沟通机制，最大限度消除因信息不对称造成的不利影响。

项目化运作。我们可以把会议筹备工作视为一个整体项目，把通知发放、嘉宾邀请、人员组织、会场布置、茶水保障、食宿安排、安全检查、信访维稳和保密工作等事项视为若干子项目，实行挂图作战，倒排计划工期、核定日工作量，以项目管理的模式高效推动落实。

清单制落实。会前需对会议筹备各项任务登记造册，形成检查清单，实行台账管理，逐一对单销号。逐项检查会场准备情况，包括桌型摆放、发言台设置、音响话筒、灯光空调、视频音乐和PPT、文件材料、授牌签约需要用到的奖牌证书等物品，及时查漏补缺。